ONO plusでは、品質不具合が発生してしまった場合は「不適合発生・是正処置報告書」を起票するようにISO9001の規定で定められています。担当者は、不適合発生・是正処置報告書の帳票に発生した不具合の内容や原因を記載してISOグループリーダーに提出します。そして、ISOグループリーダーの指示のもと再発防止対策を検討して、その内容も記載していきます。

弊社はこれまで、この不適合発生・是正処置報告書は紙の書類で運用してきました。この書類は多くの社内関係者で回覧し、捺印をする必要があり、ワークフローが完結するまでには多くの時間を要します。関係者が別々の工場や事務所にいることも多く、それぞれの拠点間を書類が行き来するだけでも無駄な時間が発生していました。また、書類の確認作業に時間がかかっていると、ワークフローのどこで書類が止まっているのかわからなくなるケースもありました。こういった問題を解決するために、弊社テクニカルセンターが中心となって、このたび不適合発生・是正処置報告書の作成およびワークフローを電子化しました。この11月から運用を開始したばかりですが、その効果については今からとても楽しみです。

すでにテスト運用は実施済ですが、担当者が電子版の不適合発生・是正処置報告書を作成して申請を出すと、次の確認者に自動的に通知され、承認作業が進んでいく仕組みになっています。紙とは違ってデジタルの書類ですので、ワンクリックで次の確認者へ瞬時に回すことができます。起票から最終クローズまでがより効率的になり、業務をスムーズに迅速にこなせるようになりました。関連資料も紐づけて添付することが出来ますので、回覧も非常にしやすくなりました。またワークフローが止まってしまっている場合も、どこで止まっているのか容易に確認することができ、書類を紛失するリスクも無くなりました。さらに、不具合内容・種類によってカテゴリー分けをしていきますので、今後は不具合内容をグラフ化することにより、傾向の分析や見える化することも可能になります。

不適合発生・是正処置報告書の新しい運用方法は弊社の品質管理の向上にきっと役立つツールになると信じています。


※システム開発中の様子